El pasado jueves alojamos un Lean Coffee en Liferay. Había 30 personas apuntadas y sólo 3 personas vinieron (y tarde).

Hemos discutido este problema muchas veces (la última vez aquí) y no estamos cerca de solucionarlo. Algunas personas dicen que no es un problema, que no necesita solución o que no deberíamos preocuparnos por la asistencia. Otras personas dicen que la calidad no es buena y que hay un problema de demanda. Voy a intentar refutar estos argumentos primero.

• No es un problema.

Lo es. Está claro teniendo en cuenta externalidades: sitio, catering, grabación… todos esos factores dependen de la asistencia. Si no podemos estimar un número tendré que tirar comida o dejar gente fuera o desperdiciar tiempo y dinero. Son cosas que no quiero hacer.

Si no vas a dar comida, el sitio es enorme (y te da igual que esté medio vacío) y la grabación te sale gratis (normalmente la paga alguien que no te importa) pues es menos problema. Aún así hay casos es lo que es imposible evitar: workshops. Las charlas escalan pero los workshops no. No es lo mismo dar un taller a 5, 50 o 200 personas. Ya sin entrar en temas de material.

En factores primarios pensad en los speakers. Se preparan una charla, vienen al meetup (a veces recorriendo cientos de kms) e invierten su tiempo. Si sólo 2 personas van a venir estoy seguro de que preferirán hacer un hangout informal que preparar slides.

• No limites asistencia.

Es imposible no limitar en talleres. Ayer teníamos espacio para 50 y 100 apuntados, les decimos a todos que vengan? que pasa cuando te juntas con 150 personas y una sala de 50, algo que nos ha pasado. Di tú a esas personas de más que han tardado 50 minutos en llegar a tu oficina que se marchen. Y espera sentado a ver las críticas que recibes en twitter o hasta en google maps.

En charlas… de nuevo, externalidades: capacidad del sitio, comida. Si te dan igual esas cosas porque tienes un sitio para 200 personas, no tienes catering y no te importa que al final se presenten 40, genial. Estás desperdiciando el espacio (ese sitio podría haber alojado otro evento más popular y tú estar en otro sitio) y el tiempo de la gente que te deja el venue (que tiene que preparar el espacio para 200) pero tú, cómo organizador, no eres el afectado directo: lo son los speakers y hosts.

Y, por último, piensa en los speakers. He visto gente preparada para dar su primera charla, con toda la ilusión del mundo, pensando que 80 personas iban a asistir. He visto a speakers con charlas impresionantes contando oro puro a 8 personas. Valoremos un poco más el trabajo de la gente preparando cosas para aportar a la comunidad. Es cierto que esto no pasa en algunas “comunidades”, en las que dar una charla es sólo branding personal.

• Es un problema de calidad/demanda.

Eso es una tontería que se acerca a victim blaming (la culpa es del speaker que gasta su tiempo y del host que deja el sitio!!!).

Contraejemplo: t3chfest. La segunda conferencia tecnológica con más asistencia, 1658 asistentes y decenas de charlas… tiene un problema de calidad? de demanda? con 1600 asistentes???

En esa conferencia 1310 personas NO asistieron y no cancelaron. Empatiza con los organizadores que el día antes tienen 3000 asistentes estimados y piensa cuanto catering contratas (y eso 2 semanas antes), que sitio reservas, cuantos tracks pones, tamaño de salas, voluntarios…

El problema no lo tienen los organizadores o speakers, el problema lo tienen esas 1300 personas.

Está claro que en el t3chfest hay charlas de magnífica calidad pero aún así no podemos estimar asistencia. Está genial aplicar el funnel de ventas a la asistencia pero no nos sirve si no podemos tener algo de certeza de qué contratar, porque hay dinero gastado al final del funnel.

Por poner un ejemplo concreto, cada asistente de la lechazoconf son más de 60€ gastados. Si no vienes y no avisas yo desperdicio 60€ (catering+camisetas+fiesta) que no tengo. Y ni siquiera se beneficia el resto de asistentes (porque el catering no saca esa comida).

¿Qué soluciones se han sugerido?

Las típicas soluciones que se plantean son:

• Pagar algo por ir al evento y devolverlo/utilizarlo para comida

Es un engorro gestionar dinero, necesitas una asociación o empresa detrás por si te piden una factura, tienes que hacer el IVA, presentar el impuesto de sociedades…

Además de la gente que se quejará/pondrá una excusa variada si al final no va.

• Impedir asistencia si has faltado sin avisar x veces

Es difícil llevar la cuenta concreta de quién ha asistido y quién no. Tendrías que hacer un proceso de registro al principio (engorro) o conocer a todos los asistentes (imposible en meetups grandes).

• Ser una comunidad y no un grupo de consumo

Fácil :P

• Insistir antes del meetup

Es efectivo pero poco… 4-5 personas se darán de baja pero habrá 30 que no avisen.

• Anunciar los meetups lo más tarde posible

Me parece que funciona bien para evitar la gente que se apunta 1 mes antes y luego se olvida pero sigue habiendo muchas bajas de última hora/día.

• Inserta aquí tu solución. Se aceptan sugerencias por twitter

Últimas palabras

Tengo algunas ideas propias más cosas que salieron en el meetup de Design Thinking en el que tratamos el problema… lo comentaré en próximos posts.

De todas formas, creo que falta outreach, hay mucha gente que no sabe que es un problema (que no piensa en el speaker o el host) o que no valora algo que es gratis.

PD: Sorry for the spanish, writing in english takes me a lot of time :(