Presupuesto de la Lechazo Conf 2018

Aquí estoy de nuevo, la persona que sólo habla de presupuestos en conferencias :P

Casi hemos cerrado el presupuesto de la LechazoConf. Es abierto, cualquiera puede comentar y os animo a que lo hagáis si tenéis cualquier duda o véis un error. Aquí está.

Y esta vez perdemos dinero. Tantas conferencias organizadas y vuelvo a los fallos de la primera conferencia (AOS2014) que perdió 278€ por contabilizar mal el IVA (cuando me di cuenta no conseguimos compensarlo a tiempo).

No ha sido una sorpresa (cómo algunos imaginasteis por la insistencia con los patrocinios) y fue por una combinación de causas: el catering fue bastante más caro (y nos enteramos un mes antes, no está claro de quién fue la culpa), gastamos más en speakers y cenas y tuvimos muy pocos patrocinadores.

Los grandes números son:

El presupuesto inicial estimó 202 asistentes para un gasto de €9.550,00 €, por lo que gastamos en torno al 15% más por asistente de lo que estimamos.

Las mayores desviaciones fueron catering (en torno a 1000€ más), speakers (1100€ más) y la fiesta/cena del sábado que estaba sin presupuestar.

Ingresos

Estas fueron las principales fuentes de ingresos

- Patros. Entradas normales (107) Entradas early (50) Transfer. (23) Otras entradas (37)
Coste 5000 € 4421 € 1652 € 1020 € 974 €
Coste medio - 41,3€ 33,0€ 44,3€ 26,2€
% - 38% 34% 15% 13%

Y aquí se ve claramente uno de los errores. El porcentaje del evento costeado por las entradas es MUY alto, un 62%.

Es un gran error porque las entradas NO cubren el coste de la conferencia.

Veamos un desglose de lo que cuesta la conferencia por asistente:

TOTAL 66,8€
Comida 30,5€
Camiseta 10,4€
Cena viernes 9,4€
Speakers 7,8€
Devoluciones 3,7€
Sitio 2,2€
Otros gastos 2,8€

Eso son 66,8€ y una entrada normal ingresa 41,32€ (el resto hasta 50€ es IVA). La camiseta iba semi patrocinada y muchos de los gastos son fijos (sitio, cena, ponentes) por lo que una entrada a última hora sí que es rentable (sin derecho a camiseta o fiesta).

Se necesitan los patrocinios para que la conferencia sea rentable. En anteriores conferencias (CAS, lechazo, wecode) el % costeado por los patrocinios ha rondado el 50%. En realidad podemos ver las conferencias cómo una transferencia de las empresas a los asistentes :P

Algunos comentaréis que por qué no subimos las entradas. Y la respuesta es porque no queremos :). El coste de la conferencia es una forma de discriminar asistentes y, aunque tenemos entradas gratis por diversidad o estudiantes, entradas a 20€ y earlies a 40€, queremos que las entradas sigan siendo a 50€. Y que, si hay una LechazoConf 2019, trabajemos más en patrocinios y control de costes que en subir el precio de las entradas.

Sabemos que los asistentes no suelen saber cuanto cuesta económicamente y en esfuerzo organizar una conferencia (hemos recibido bastantes quejas por esos 50€). Pero queremos llegar a todos esos informáticos que en CyL no saben que hay empresas haciendo Open Source, sistemas de control de versiones o IoT en agricultura.

Este año nos ha costado mucho conseguir patrocinios. Hemos contactado con unas 75 empresas y de ellas 6 han sido patrocinadores económicos.

Está claro que haber hecho el wecode sólo 2 meses antes no ha ayudado a conseguir patrocinios. La lechazo también es un evento peculiar (no es técnica, ni de startups, ni de negocio tradicional…) que hace que el target sea complicado.

Por eso tenemos que dar más que mil gracias a OSOCO, KairosDS, brooktec, PCUVA, lingokids, CARTO, ticketea, autentia, meoriga, UVa, la Escuela de Informática, Agile Spain y el ayuntamiento de Valladolid. Sin ellos mi cuenta bancaria estará sufriendo mucho.

Gastos

Y… en qué gastamos el dinero (13718€ más camisetas)…

Comida Camisetas Fiesta Ponentes Devoluciones Sitio Fiesta
7412€ 2532€ 2270€ 1906€ 900€ 550€ 378€
54% - 16% 14% 6% 4% 2%

Comida

Gastamos 7412€ en comida, el 54% de los gastos. Eso incluye 1738€ en café, 165€ en comida para veganos, 2755€ en el menú principal y 2640€ en pinchos de lechazo.

El menú principal eran 16,50€ por persona y cada brocheta de pinchos 24€.

Sobra decir que NO estamos contentos con el catering, especialmente comparandolo con el del año anterior. El sitio nos recomendó un catering y este año cambiaron de empresa recomendada.

El año pasado fue sustancialmente más barato, mucha más cantidad (este año no sobró nada de nada) y más respetuosos con los tiempos. Nos descolocó totalmente (el presupuesto cuadraba perfectamente hasta ese momento) que un mes antes nos cambiaran el precio del lechazo de 13€ a 24€ la brocheta.

La cantidad de menú normal también se preveía escasa comparada con el año pasado y tuvimos una reunión de urgencia para ver si serían las cantidades adecuadas, algo que nos garantizaron repetidas veces.

Es triste que algo que salió tan bien el año pasado este año sea peor, además sin poder hacer mucho para evitarlo. Pedimos presupuestos de lechazo cuando nos enteramos de la subida (llevabamos 3 meses intentando confirmar el presupuesto) pero ya era muy tarde.

Personalmente, me preocupaba especialmente este punto del que no me encargaba directamente (incluso se asignó otra persona adicional para desbloquearlo) y al final mis miedos eran fundados. Tenía que haber insistido más en las weeklies con cerrar algo que supone casi 2/3 del presupuesto. Conocer cuanto antes precios para buscar alternativas o más fuentes de financiación. Cuando nos enteramos, a 4 semanas del evento, nos dejó un hueco de 1000€ inesperado. No me gustó la gestión de esta tarea desde nuestro lado, especialmente porque 3 días antes de la subida, me comentaron que el precio iba a ser el del año pasado. Hay que aprender mucho de este error.

Creo que, en general, los asistentes no se quedaron con hambre (salvo vegetarianos/veganos, que la variedad brillaba por su ausencia) pero justo. También hay gente que me ha dicho que debería ser una brocheta (medio kg de lechazo, 24€) por persona. Imposible por 43€.

Camisetas

Aunque no se imputaron al presupuesto (semi-patrocinadas), 2,532€ (!). A 10,4€ cada camiseta, son muy caras si has pedido camisetas por tu cuenta. El coste de la impresión DTG (infinitas tintas) y una calidad media de tejido :’(

No están imputadas en el presupuesto directamente porque los asistentes y los patrocinadores no pagaron por ellas. Fueron financiadas parcialmente por Solid Gear (1200€) y por una donación (1332€).

Cena/fiesta Sábado

Segundo coste, 2,270€, cena/fiesta del sábado. Sitio privado, bebidas, comida (con sushi!), DJ, fotógrafo… es muy barato y salió perfecto. Pero…

Pero nos comprometió 2000€ que no teníamos presupuestados (pero que encajaban en el presupuesto en ese momento). Queríamos hacer algo con todos los asistentes similar al WeCode (que salió tan bien) y seguía siendo la alternativa más barata (alquilar la Leyenda del Pisuega era caro!).

Para volver a conseguir el mega descuento que nos hicieron para el WeCode tuvimos que comprometernos con mucho tiempo de antelación y no podíamos dar marcha atrás cuando el catering pasó a costar 1000€ más. No teníamos margen de maniobra y nos salió “caro”.

Ponentes

Gastamos 1,906€ en viajes y hoteles de ponentes, el tercer coste más grande del presupuesto, casi 1100€ más de lo que presupuestamos. Pre-reservamos los hoteles unos 3 meses antes pero aún así estaban casi al doble que el precio del WeCode (de 49€ a 80-90€). Pagamos 2 aviones (Berlin y Santiago) por lo que todo se encareció bastante. En el WeCode el coste medio por speaker fue 125€, aquí 264€.

Creo que es un gasto necesario y me sienta mal que no paguemos a todos o tener regalos como el año pasado. Preparar una charla lleva mucho tiempo y es nuestra modesto forma de pagar todo el esfuerzo.

Gracias a todos los speakers por venir, espero que os lo pasarais bien y queremos trataros mejor (a todos) el próximo año.

Devoluciones

900€ en entradas devueltas.

Esto es un dolor, tenemos que hacerlo a mano, con transferencias y es fácil perder el IVA recaudado.

Sobre el precio

50 es bastante dinero. No nos quedamos con todo ese dinero, por el IVA, sólo nos llegan 42€.

La comida son 30,5€ (comida, desayuno, merienda, café permanente) por asistente. Los speakers 7,8€, admitir devoluciones 3,7€. Eso te deja 0€ para pagar el sitio y el resto de gastos. Aunque parezca mucho dinero es difícil encajar todo en el presupuesto.

– Es complicado no ofrecer comida en un evento de 1 día entero. Hacer un hueco para comer y que la gente se busque la vida implica al menos 2 horas (lo vivi en una CAS). No hay tantos restaurantes cerca para albergar a 300 personas (menos cerca de la universidad un sábado). Se pueden hacer cosas más baratas (estilo picnic) pero recibes más quejas (AOS2014).

– No pagar el viaje u hotel a los speakers no se discute. Tenemos que hacerlo con todos para próximas ediciones.

– No admitir devoluciones es fácil sobre el papel pero muy complicado en la realidad. Cuando te envían un email diciendo que no pueden venir por x razón el día antes, qué haces? es muy difícil plantarse y no admitir devoluciones cuando conoces a muchos de los asistentes, o te comentan que es mucho dinero…

Sobre el dinero

La conferencia no ha perdido más dinero, lamentablemente, gracias a las donaciones… Diego Mariño renunció a la devolución de su entrada (50€) dependiendo del presupuesto, igual que el coste aproximado del agua (pagado por Solid Gear) o el resto del pago de las camisetas.

Tampoco tenemos que aportar 600€ de nuestro bolsillo gracias a una donación del remanente del WeCode, que nos deja con un saldo de 6€. Cómo la organización del WeCode, de la que formo parte, se comprometió a donar ese dinero, crearemos una partida para tal efecto para el año que viene.

No hemos cerrado el presupuesto aún (ni tampoco el del WeCode, queda un patro por pagar). Pero sólo nos queda una factura por recibir.

Cómo comenté en el post del WeCode, si el presupuesto de un evento sale mal, respondemos con nuestros fondos. En este caso hemos creado una deuda (a donación) para el próximo año, obviamente algo insostenible de forma continuada.

Últimas palabras

Escribir este post deja un regusto amargo, especialmente por tener que dedicar la donación a un ONG a cubrir nuestro fallo en este evento.

Por nuestra parte nos queda la molesta sensación de poder haber hecho algo para evitarlo: reclamar más veces el precio final del catering, insistir más en los patrocinadores, no haber pagado la cena del sábado, gastar menos en general, cerrar las devoluciones… mucho que reflexionar y tener en cuenta para futuros eventos.

Nada más. Si tenéis cualquier comentario o duda estoy en @nhpatt.